Est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ?

Depuis quelques années, des logiciels de caisse enregistreuse, installés sur des écrans d’ordinateur ou des tablettes tactiles ont remplacés les caisses enregistreuses traditionnelles : une machine compacte et lourde, qui servait à la fois de calculatrice, d’outil de paiement, de tiroir-caisse et d’imprimante à ticket. Aujourd’hui, l’intégralité du processus est digitalisée, numérisée, et conservée dans un espace en ligne. Nous répondons aujourd’hui à la question : qu’est ce qu’un logiciel de caisse ? En espérant qu’à la fin de ce papier, son fonctionnement n’aura plus aucun mystère pour vous !

Qu’est ce qu’un logiciel de caisse : l’encaissement des clients

De base, un logiciel de caisse enregistreuse permet d’encaisser des clients dans un point de vente. Le tout dans la trame très classique des produits dans le panier, le paiement et l’impression du reçu.

1ère étape : des produits à intégrer dans un panier

Prenons l’exemple classique d’une petite épicerie de quartier, qui utilise un logiciel de caisse basique. Un client lambda passe de rayon en rayon, et attrape divers produits (dotés d’une référence) qu’il entasse dans un cabas : pâtes, beurre, farine, chocolat, yaourts … Il passe ensuite à la caisse, devant laquelle se tient un responsable de vente. Le client lui tend ses produits : ils seront alors intégrés à un panier qui additionne le prix de chaque référence. Soit parce qu’ils sont scannés grâce à un lecteur de code-barre intégré à la caisse, soit parce que le caissier sélectionne des produits directement depuis un écran (le plus souvent une tablette tactile). Ainsi, le catalogue de produit installé sur la caisse retrouve chaque référence de produit. Il retrouve les produits présents dans le panier, les additionne tout en les présentant sur l’afficheur client.

2ème étape : les méthodes de paiement et l’impression du ticket

Les prix ont été additionnés, et forment une somme, soit un montant total à payer par le client. Ce dernier est affiché sur le logiciel de caisse pour le responsable de vente, ainsi que sur l’afficheur client. Ce dernier indique quelle méthode de paiement il souhaite utiliser. Un bon logiciel de caisse enregistreuse permet d’intégrer et de proposer plusieurs modes de paiement : par espèce (avec un tiroir caisse qui entrepose les billets), par carte (via un TPE, Terminal de Paiement Électronique), par chèque, par ticket restaurant, via un monnayeur automatique. Une fois que le consommateur a indiqué quelle méthode il souhaitait utiliser, le responsable devant son écran tactile le sélectionne, et procède au paiement.
Directement reliée au logiciel, l’imprimante à ticket reçoit l’information d’imprimer un ticket : il recense les informations liées à cette vente, avec le récapitulatif des produits et leur prix, le montant total payé, le taux de TVA appliqué, l’heure précise de la transaction, le nom du commerce … Un logiciel de caisse digne de ce nom offre la possibilité de personnaliser ce ticket, en ajoutant un logo, un QR Code, des commentaires ou messages uniques, et bien d’autres choses encore.

Qu’est ce qu’un logiciel de caisse : respect des normes NF525 et archivage des données

Au-delà de l’encaissement, un logiciel de caisse doit répondre aux critères de la norme NF525, soit être conforme à la loi des finances qui y est liée. En somme, elle permet d’éviter toute fraude fiscale d’un commerce, vis-à-vis de son chiffre d’affaires. Les données sont obligatoirement conservées dans un espace sécurisé en ligne, puis archivées selon une certaine méthode. La norme NF525 intéresse la majorité des commerçants qui utilisent un logiciel ou une application, mais elle n’est pas totalement obligatoire. Pour autant, nous conseillons à tout éditeur de logiciel de réussir à obtenir le label NF 525, afin de s’assurer de toujours rester dans la loi.