Comment fonctionne un logiciel de caisse ?

Grâce à l’informatisation, divers domaines se sont développés, dont la comptabilité. Ainsi, de nombreux logiciels existent, et plus spécifiquement, en ce qui concerne la caisse enregistreuse. Le logiciel de caisse est devenu la nouvelle norme. Ils sont désormais indispensables pour les activités en magasins, les centres commerciaux, les entreprises de confection et de vente, et même les petites associations. Comment fonctionne un logiciel de caisse ? Quelles fonctionnalités propose-t-il ? Quels sont les avantages pour la gestion clients et le paiement dans votre magasin ?

Les logiciels de caisses sont assurés par des programmes informatiques conçus et testés par des développeurs

Pour les non-initiés, les logiciels de caisses enregistreuses sont des systèmes qui assurent les missions basiques d’une caisse enregistreuse. Ils disposent de nombreuses fonctionnalités, telles que :

l’enregistrement, l’encaissement, le décaissement,
les calculs automatiques des taxes et impôts sur la vente,
la production des listes des achats avec les quantités et les prix unitaires,
la production d’un ticket de caisse,
la gestion des employés,
la gestion des produits…

Ainsi, les usagers se dotent d’un type de logiciel en fonction de leurs besoins. Ces programmes ont le mérite d’être pratiques et fiables, surtout dans la production des statistiques. Un outil très utile pour le développement de l’activité commerciale !

Ces logiciels disposent d’une interface (souvent tactile) sur laquelle sont présentées les différentes fonctionnalités qu’elles offrent :

la fonction de la caisse enregistreuse : encaissement, paiement
les activités complémentaires : relation client, stocks et caractéristiques des produits (marque, référence, provenance, prix, etc.).

Avec son système digitalisé, les informations sur les performances et l’activité du point de vente sont faciles à exploiter !

Ce bijou innovant est le fruit d’un codage informatique développé par des ingénieurs et des programmeurs informatiques. Le code source, convenablement créé et testé, ajuste la communication entre ces systèmes informatiques. Par conséquent, les informations issues du logiciel pour caisses enregistreuses peuvent être reprises par d’autres progiciels de comptabilité pour les écritures à passer par exemple. En somme, le codage de ces systèmes informatiques prend en compte les règles de l’art de la comptabilité, comme les normes internationales comptables, et efface les doutes sur la nécessité de redresser les écritures.

Les logiciels de caisses sont faciles à utiliser, comment fonctionnent-ils ?

Depuis plusieurs années, les logiciels de caisse enregistreuse sont perfectionnés pour faciliter l’activité de ses usagers. Les développeurs ont pris en compte l’expérience utilisateur pour améliorer les systèmes actuels et de les rendre plus intuitifs.

Pour les utiliser, un opérateur se charge de saisir les informations d’achat ou de vente, en indiquant la référence du produit, et la quantité réalisée. Automatiquement, le logiciel indique le prix unitaire et les informations du produit. Il additionne les produits ajoutés pour en déduire un total d’achats ou de ventes. Le logiciel est capable de soustraire des réductions, remises ou escomptes, tout comme calculer les impôts et taxes sur les ventes pour en dégager le net de l’activité commerciale. La communication entre le logiciel et l’opérateur se fait par un clavier numérique ou sur l’écran, dans le cas d’une interface tactile. Pour certains systèmes, la nécessité de passer par de longues saisies n’est pas obligatoire. Il suffit de passer le code-barres des produits pour directement générer les informations du produit sur le logiciel. En revanche, toutes les opérations de vente ou d’achat doivent passer par l’opérateur.

Parmi les fonctionnalités variées offertes, le logiciel de caisse prend en compte diverses modalités de paiement : paiement électronique (carte bancaire, mobile banking…), espèces, chèque… Pour les paiements en espèces, l’opérateur indique au logiciel, le montant que le client doit payer. Une information est envoyée au tiroir-caisse, pour déverouiller la sécurité et l’ouvrir. Ainsi, le logiciel calcule automatiquement la monnaie à rendre. Pour les paiements électroniques, il est possible de mémoriser les informations sur le client pour les paiements à crédit. Le logiciel peut également établir des statistiques sur les créances clients.

Comment fonctionne un logiciel de caisse si l’on souhaite l’utiliser à d’autres fins ?

Ce logiciel sur écran tactile dépasse largement le simple contexte d’achat et de vente réalisé auprès d’un magasin. Grâce aux progrès technologiques, il est possible d’aller plus loin avec un logiciel de caisse. À noter, ces logiciels sont compatibles avec les activités de ventes en ligne par le concept de « click and collect », c’est-à-dire, cliquer et collecter, par lequel les clients réservent des produits sur e-commerce (cliquer) et viennent ensuite récupérer (collecter) leurs produits dans des magasins de proximité.

Aussi, l’existence de ce logiciel garantit la fonction de contrôle interne au sein d’une entreprise. De nos jours, la question de performance est une des priorités dans la gestion commerciale d’une boutique. Les logiciels de caisses enregistreuses donnent une certaine assurance. Par exemple, les opérations sont réalisées par des logiciels, ce qui évite des éventuels risques de détournements par les caissiers. Le logiciel édite un ticket, utile à double titre. Il transmet les informations de son achat au client et il est conservé dans le logiciel sur les opérations réalisées. Ce système garantit ainsi la crédibilité de l’information et l’existence d’un circuit de contrôle interne dans le cycle des ventes.

Toporder

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Mode en ligne / hors-ligne

Vente en ligne connectée
à l’écosystème

Gestion des stocks de
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Aide à la production

Depuis sa création, Toporder fait le choix d’évoluer continuellement pour s’adapter à chaque corps de métier. Ainsi, le commerçant choisit son offre de base et nous lui offrons la possibilité de personnaliser son logiciel avec de nombreuses fonctionnalités : gestion de stock, facture, aide à la production, espace fidélité et communication…

Emmanuel Gutman - Équipe communication Toporder
01/05/2021

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