Est-il obligatoire d'utiliser un logiciel de facturation
Actuellement, un bon nombre d’entrepreneurs réussissent à fonder de petites, moyennes ou grandes entreprises. Pour assurer le développement de l’entreprise, il faut passer en revue toutes les données qui le concerne, telles que la comptabilité. C’est pour assurer une bonne gestion de l’entreprise que le logiciel de facturation a été établi. Aujourd’hui nous répondons en détail à la question : est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?
Loi régissant le commerce et le logiciel de facturation
Le 1er janvier 2018, le gouvernement a décidé d’établir une loi sur le logiciel de facturation pour lutter contre les fraudes fiscales. Suite à cela, les institutions se voient contraintes d’utiliser des logiciels de facturation. C’est ainsi que l’utilisation de factures en texte n’est plus permise pour les entreprises.
Loi sur l’usage de logiciels de facturation
Le logiciel de facturation est défini selon la direction Générale des Finances Publiques ou DGFiP comme étant « un logiciel apte à noter la comptabilité et les paiements reçus en contrepartie de ventes de marchandises ou de prestations de services ».
Toutefois, il faut noter qu’un auto entrepreneur n’est pas impliqué par la loi anti fraude. En effet, seules les personnes assujetties à la TVA sont concernées par cette loi, notamment :
- Les personnes qui exécutent des opérations dans la perspective d’application de la TVA.
- Les personnes qui déboursent l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les établissements.
- Les personnes physiques et morales.
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation : Les logiciels de facturation conformes
Avant tout, il faut rappeler que tous les logiciels de facturation ne sont pas conformes. De ce fait, il faut faire une demande de certificat de conformité auprès de l’éditeur.
En outre, pour qu’un logiciel de facturation soit conforme, il doit satisfaire les quatre exigences établies par l’administration fiscale. Un logiciel légal a pour objectif :
- L’inaltérabilité : les données enregistrées doivent être originales.
- La sécurisation des données : les originales qui sont modifiées doivent avoir des pièces justificatives.
- L’archivage des données : elles doivent être stockées pendant une période d’un an au minimum.
- La programmation de la clôture : elle se fait chaque année.
Les logiciels de facturation ne sont pas forcément obligatoires, mais fortement conseillés
D’après les lois citées ci-dessus, les microentreprises ne sont pas assujetties par la TVA. Ainsi, elles ne sont pas concernées par l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation. Toutefois, il faut noter que seuls ceux qui ont un chiffre d’affaires supérieur à l’intervalle de 33200 euros à 88600 euros sont assujettis à la TVA, et sont donc dans l’obligation de faire usage des logiciels de facturation. La seule obligation pour tout type d’entreprises qui souhaite utiliser ce logiciel, c’est d’utiliser un logiciel de facturation certifié.
En tout cas, le logiciel de facturation est surtout nécessaire dans la conception des factures. Comme ces dernières constituent la base des bénéfices des entreprises, la possession d’un logiciel de facturation ne peut qu’être bénéfique.
Intérêt de l’utilisation des logiciels de facturation inclus dans les logiciels de caisse
Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation : utilité des logiciels de facturation pour les commerçants
Le logiciel de facturation va de pair avec le système de caisse pour assurer diverses fonctions de l’entreprise.
Comme son nom l’indique, le logiciel de facturation est surtout employé pour l’élaboration des factures. Toutefois, il possède d’innombrables autres fonctionnalités associées. Voici quelques listes de ces fonctions :
- Gestion des activités : la gestion est un élément majeur pour contribuer au bon fonctionnement de l’entreprise. Généralement, gérer une entreprise n’est pas une tâche aisée. Pour faciliter la gestion de celle-ci, le logiciel de facturation est tout à fait nécessaire.
- Comptabilité analytique : cela est nécessaire pour évaluer le coût de l’entreprise. Elle permet d’analyser les pertes ou bénéfices sur l’entreprise.
- Suivi des clients : Il faut dire que les clients sont à la base de toutes les actions de l’entreprise. De ce fait, il faut que l’entreprise emploie le logiciel de facturation pour constituer des bases de données sur ses clients. Ainsi, le logiciel est au centre de toutes les informations sur les clients, tel que leurs coordonnées. Il permet également de garantir la véracité et l’unicité des informations concernant le client. Suite à cela, il va aider à identifier les retards sur les paiements effectués par les clients et les créances que l’entreprise leur doit, si c’est le cas.
- Suivi des affaires de l’entreprise : parmi les affaires, dont il est question ici, figurent les chiffres d’affaires facturés ou encaissés, etc. Les factures ont un impact direct sur les activités de l’entreprise. Comme le logiciel de facturation est à l’origine de tout type de facture de l’entreprise, alors c’est grâce à lui que s’établissent les chiffres d’affaires de l’entreprise. Le logiciel de facturation contribue alors à suivre l’évolution
- Gain de temps : Le logiciel de facturation permet d’établir une large gamme de factures de toute forme.
- Diminution du risque d’erreur. Le logiciel de facturation permet de se passer du travail de facturation manuel. Ainsi, cela permet d’éviter des types d’erreurs en tout genre qui pourraient porter préjudice à l’entreprise.
- Évaluation du devis. Avant tout, le logiciel de facturation permet la gestion commerciale des devis des factures de l’entreprise. Il facilite la gestion des flux et du traitement des documents en transformant une devise en commande. Ensuite, ce dernier se transforme en bon de livraison et c’est après qu’il est converti en facture.
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