Est-ce que la caisse enregistreuse est obligatoire ?
La caisse enregistreuse est un outil que l’on retrouve chez la majorité de nos commerçants. Massive ou discrète, dans un coin ou au centre du point de vente, technologique et design ou simple et sommaire … Comment expliquer son omniprésence ? Son utilisation est-elle obligatoire ? Et pour aller plus loin, comment une solution d’encaissement peut vous accompagner dans le développement de votre activité commerciale ? Nous répondons à vos questions dans cet article !
Est-ce que la caisse enregistreuse est obligatoire : ce que dit la loi
Une obligation vis à vis des consommateurs
Un commerçant doit respecter des lois vis-à-vis des droits des consommateurs. D’après l’arrêté du 15 juillet 2010 relatif à la publicité des prix des services, tout prestataire de service est tenu de délivrer un document précisant les produits achetés et d’autres informations légales. Le commerçant est dans l’obligation de fournir ce document si le montant de la transaction dépasse 25€ TTC (donc en comptant la TVA), ou si le client le demande pour une somme inférieure.
Cette note peut être manuscrite, tant que les informations sont bien présentes. Mais les caisses enregistreuses l’impriment de manière automatique en une seconde.
Une obligation sur le plan fiscal
Tout gérant de commerce est tenu de justifier le détail de ses recettes. Il doit garder une trace de ses transactions, qu’elle soit automatisée ou non, numérique ou manuscrite. Des outils existent pour simplifier la vie du commerçant, dont la majorité sont rattachés à des caisses enregistreuses ou à un logiciel de caisse. Mais d’un point de vue légal, rien ne l’oblige à travailler depuis une caisse enregistreuse.
Est-ce que la caisse enregistreuse est obligatoire : non, mais elle est souvent nécessaire !
Comme indiqué jusqu’ici, il n’existe pas de loi obligeant un prestation, un gérant de commerce ou un vendeur de disposer d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel d’encaissement. Mais il est tenu de présenter des documents pour la quasi-totalité de ses transactions. Alors cela dépend du type d’entreprise : une société qui fait une ou deux prestations par mois n’aura probablement pas autant besoin d’un tel outil qu’un gérant de commerce qui réalise plusieurs ventes par heure. Dans ce dernier cas, une solution d’encaissement devient absolument nécessaire. D’autant qu’elle permet plus que de simplement respecter les obligations légales.
Est-ce que la caisse enregistreuse est obligatoire : de nombreuses utilisations
Encaisser
L’utilisation première de cet outil, c’est d’encaisser ses clients : ceux-ci présentent les produits qu’ils souhaitent acheter au vendeur, qui les enregistre dans sa caisse, additionne leurs prix et indique le montant à payer. Selon les modes de paiement proposés, le consommateur paie son dû, puis reçoit le reçu. Les caisses enregistreuses diffèrent, mais les plus récentes proposent un système d’encaissement performant et modulable : elles permettent d’ajouter des promotions et des réductions (en prenant en compte la TVA), de diviser les paiements, de personnaliser les produits … Vous pouvez même créer un produit de toute pièce, avec lui attribuant un nom, un prix et une TVA. Autant en profiter !
Conserver sa monnaie dans le tiroir-caisse
Le plus souvent, le tiroir-caisse va de paire avec les caisses enregistreuses. Il permet de conserver la monnaie dans un espace dédié et protégé. Avec le temps, des systèmes informatiques ont cherché à sécuriser les entrées et sorties d’argent, la fraude et le vol étant trop récurrents. Aujourd’hui le tiroir-caisse ne s’ouvre qu’au moment d’une transaction, de manière automatique. Et selon les systèmes il est possible de modifier cette option dans les paramètres.
Est-ce que la caisse enregistreuse est obligatoire : générer les tickets Z
A la fin de chaque journée, la plupart des caisses enregistreuses génèrent une note indiquant la somme de toutes les transactions de la journée : c’est ce que l’on appelle communément le ticket Z. Il s’agit là d’un moyen simple pour évaluer les ventes de la journée. Ces notes sont aussi un moyen simplifié de gérer sa comptabilité, et de vérifier la véracité des calculs. Le montant apparaît avec la TVA, pour faciliter le travail de chacun.
Centraliser son activité avec un logiciel de caisse
Les petits commerces utilisent souvent des terminaux externes. Ils proposent par exemple le paiement par carte à l’aide d’un TPE. Ils disposent d’un monnayeur automatique. Ils scannent des produits avec une scanette ou les pèsent avec une balance connectée. La caisse enregistreuse permet de contrôler ces différents terminaux depuis l’écran de sa caisse enregistreuse. Ceci afin de gagner en temps et en productivité, ce qui est précieux dans les commerces de quartier.
Est-ce que la caisse enregistreuse est obligatoire : Aller plus loin avec un logiciel de caisse
Concevoir un plan de table en restaurant
Aujourd’hui, des outils additionnels viennent se greffer aux logiciels de caisse. Depuis un écran d’iPad connecté à son système d’encaissement, il est possible de lancer des campagnes de communication, de visualiser les performances de son commerce au cours des trois derniers mois, ou de gérer son plan de table. En cherchant sur Google, vous trouverez des logiciels conformes à la norme NF 525, qui proposent cette fonctionnalité. Créez des tables, attribuez un nombre de place et un nom. Puis disposez-les dans votre espace de restauration digital. Il vous sera ensuite très simple d’attribuer les commandes des clients à leur table respective.
Un logiciel de gestion des stocks
En vous connectant à l’espace client de votre système d’encaissement, certaines solutions vous permettront de visualiser l’état et l’évolution de vos stocks. C’est le cas de la solution Toporder, qui intègre cet outil très utile pour les commerces de bouche. Dans des métiers d’artisanat dans lesquels la production se fait tous les jours, il est essentiel d’avoir la main sur la disponibilité de ses matières premières.
En quelques clics, vous pouvez suivre l’évolution de vos stocks, qu’ils s’agissent des articles produits ou des matières premières. Remettez à jour vos disponibilités, et demandez à vous réapprovisionner auprès de vos fournisseurs, directement depuis votre espace sur ordinateur.
Canal de vente digital et vente en ligne
Il existe de nombreuses solutions permettant de se mettre à la vente en ligne. Mais peu d’entre elles s’intègrent à la caisse enregistreuse. Toporder par exemple offre une fonctionnement simplifié, connecté et synchronisé avec l’écosystème. Pour profiter de ce service, il est souvent nécessaire de recréer son catalogue. Le Click and Collect de Toporder permet de synchroniser les produits existants, et de simplement sélectionner ceux qui doivent apparaître (ou ne pas apparaître) dans votre boutique en ligne. Ensuite, les ventes, les stocks et les commandes sont synchronisées sur l’écosystème, pour garder tout le contrôle nécessaire !
Les tarifs varient selon les services, il peut s’agir d’abonnements ou de commissions sur chaque produit vendu. Chez Toporder, ces différentes options sont disponibles : le choix est laissé libre au client !
En savoir plus sur les fonctionnalités de l’écosystème Toporder
Alors est-ce que la caisse enregistreuse est obligatoire ? Non, aucune loi n’oblige un prestataire ou un commerçant à disposer de caisses enregistreuses ou d’un logiciel de caisse. Mais pour les commerçants, un système en conformité avec la loi évoquée plus haut, certifié NF 525 et sécurisé peut apporter beaucoup. Si vous devez faire le choix d’un bon système en tant que commerçant, assurez-vous que le logiciel est obtenu une certification digne de ce nom. Et choisissez les fonctionnalités dont vous aurez besoin pour répondre aux besoins des clients : gestion, comptabilité, mesure des performance et de la vente, archivage des données …
- Emmanuel Gutman - Équipe communication Toporder
- 10/05/2021
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