Chaque entreprise doit utiliser les moyens adéquats pour enregistrer leurs transactions. En effet, les données recueillies sont très importantes pour les entreprises, car elles sont à la base des dépenses incluses dans la fiscalité. Ainsi, pour avoir un bon système d’enregistrement des recettes, il faut se munir d’un outil ou d’un logiciel spécifique, notamment la caisse enregistreuse. C’est pourquoi avoir un bon système d’enregistrement permet de surveiller en tout point l’argent qui entre dans une entreprise. Nous nous penchons aujourd’hui sur la question : est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ?
Les commerçants doivent respecter quelques lois en ce qui concerne la vente des produits pour les consommateurs. Pour assurer la bonne gestion de la société où ils travaillent, ils ont l’obligation de faire des déclarations concernant la comptabilité et la fiscalité.
L’Assemblée nationale a voté pour une loi sur les logiciels de caisse pour parer la fraude à la TVA. En effet, depuis le 1erjanvier 2018, il est obligatoire pour les commerçants assujettis à la TVA de disposer d’un logiciel adéquat qui satisfait les conditions de protection des données. Le document du Bulletin Officiel des Finances Publiques de la France publié le 4 juillet 2018 stipule les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage qui doivent être respectées par les logiciels de système de caisse.
L’attestation individuelle permet à tout assujetti à la TVA de justifier de la conformité de son système de caisse, tel que le souligne l’article 286 du CGI. Il faut garder en mémoire que la désobéissance de ces 4 conditions, c’est-à-dire, l’usage de logiciels de caisse enregistreuse non appropriés est passible d’une pénalité de 7500 euros.
Le logiciel de système de caisse doit placer en sécurité ses premières données, les données de modifications relevées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.
Les caisses enregistreuses servent dans la comptabilité des recettes et des dépenses d’une entreprise.
Il existe une multitude de logiciels qui servent à effectuer des calculs sur les chiffres d’une entreprise. Toutefois, le commerce doit aussi stocker les codes de produits, connaître le nombre d’articles disponibles et évaluer les taxes.
Les transactions en espèce permettent un contact direct entre une société et ses nombreux clients. Quelle que soit sa taille, une entreprise qui effectue des transactions en espèce doit investir dans une caisse. La plus accommodée pour cette dernière est la caisse enregistreuse, car elle permet de faire d’une pierre deux coups. En effet, d’une part, elle est un endroit convenable pour placer l’argent. D’autre part, elle permet de stocker les enregistrements sur chaque transaction avec un client.
Il est vrai que les logiciels de caisse nécessitent beaucoup d’investissement au départ. La durée pour leur amortissement est assez longue. Cela est normal, car le premier registre qu’une entreprise achète ne possède pas encore de données sur son activité.
Dans la plupart des cas, la caisse enregistreuse a une durée entre 8 à 10 ans. Elles sont concurrencées par d’autres logiciels de même catégorie comme le PDV. Le système de point de vente ou PDV englobe le logiciel employé par un commerçant dans le domaine du commerce. Il est utilisé pour une gestion de la vente et d’autres tâches comme la gestion des employés et l’inventaire, ou les rapports sur l’entreprise. Par rapport à la caisse enregistreuse, le PDV a un coût plus élevé. Ainsi, elle offre une plus grande rentabilité parmi les autres types de logiciels d’enregistrement de données.
La caisse enregistreuse possède un tiroir qui sert de verrouillage. De cette manière, elle permet de garder l’argent dans un endroit sûr. En effet, la caisse enregistreuse, disposant d’une protection par mot de passe, ne peut être ouverte que par le caissier qui connait le mot de passe. Ainsi, toute autre personne ne connaissant pas le code ne peut l’ouvrir.
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