Est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ?
Chaque entreprise doit utiliser les moyens adéquats pour enregistrer leurs transactions. En effet, les données recueillies sont très importantes pour les entreprises, car elles sont à la base des dépenses incluses dans la fiscalité. Ainsi, pour avoir un bon système d’enregistrement des recettes, il faut se munir d’un outil ou d’un logiciel spécifique, notamment la caisse enregistreuse. C’est pourquoi avoir un bon système d’enregistrement permet de surveiller en tout point l’argent qui entre dans une entreprise. Nous nous penchons aujourd’hui sur la question : est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ?
Est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistre : la loi sur le commerce
Loi à respecter pour les commerçants
Les commerçants doivent respecter quelques lois en ce qui concerne la vente des produits pour les consommateurs. Pour assurer la bonne gestion de la société où ils travaillent, ils ont l’obligation de faire des déclarations concernant la comptabilité et la fiscalité.
Lois sur la caisse enregistreuse
- Utilisation de logiciel de caisse certifié
L’Assemblée nationale a voté pour une loi sur les logiciels de caisse pour parer la fraude à la TVA. En effet, depuis le 1erjanvier 2018, il est obligatoire pour les commerçants assujettis à la TVA de disposer d’un logiciel adéquat qui satisfait les conditions de protection des données. Le document du Bulletin Officiel des Finances Publiques de la France publié le 4 juillet 2018 stipule les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage qui doivent être respectées par les logiciels de système de caisse.
- Utilité de l’attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de caisse
L’attestation individuelle permet à tout assujetti à la TVA de justifier de la conformité de son système de caisse, tel que le souligne l’article 286 du CGI. Il faut garder en mémoire que la désobéissance de ces 4 conditions, c’est-à-dire, l’usage de logiciels de caisse enregistreuse non appropriés est passible d’une pénalité de 7500 euros.
- Condition de sécurisation
Le logiciel de système de caisse doit placer en sécurité ses premières données, les données de modifications relevées et les données permettant la production des pièces justificatives émises.
Est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse : une nécessité
Les caisses enregistreuses servent dans la comptabilité des recettes et des dépenses d’une entreprise.
Pourquoi opter pour un logiciel de caisse ?
Il existe une multitude de logiciels qui servent à effectuer des calculs sur les chiffres d’une entreprise. Toutefois, le commerce doit aussi stocker les codes de produits, connaître le nombre d’articles disponibles et évaluer les taxes.
Les transactions en espèce permettent un contact direct entre une société et ses nombreux clients. Quelle que soit sa taille, une entreprise qui effectue des transactions en espèce doit investir dans une caisse. La plus accommodée pour cette dernière est la caisse enregistreuse, car elle permet de faire d’une pierre deux coups. En effet, d’une part, elle est un endroit convenable pour placer l’argent. D’autre part, elle permet de stocker les enregistrements sur chaque transaction avec un client.
Est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse : le coût de production des logiciels de caisse
Il est vrai que les logiciels de caisse nécessitent beaucoup d’investissement au départ. La durée pour leur amortissement est assez longue. Cela est normal, car le premier registre qu’une entreprise achète ne possède pas encore de données sur son activité.
Dans la plupart des cas, la caisse enregistreuse a une durée entre 8 à 10 ans. Elles sont concurrencées par d’autres logiciels de même catégorie comme le PDV. Le système de point de vente ou PDV englobe le logiciel employé par un commerçant dans le domaine du commerce. Il est utilisé pour une gestion de la vente et d’autres tâches comme la gestion des employés et l’inventaire, ou les rapports sur l’entreprise. Par rapport à la caisse enregistreuse, le PDV a un coût plus élevé. Ainsi, elle offre une plus grande rentabilité parmi les autres types de logiciels d’enregistrement de données.
Est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse : ses nombreuses fonctionnalités
Une caisse enregistreuse permet :
- le calcul sur les différentes opérations concernant la transaction financière de l’entreprise, notamment les rapports de vente. Ces calculs peuvent aussi se centrer sur les créances et les avoirs de l’entreprise.
- l’impression des tickets de caisse : ces derniers servent de reçu ou de facture pour les clients. Un ticket contient toutes les données sur l’achat d’un client dans un magasin. De cette façon, il peut leur être utile en cas de remboursement. Par ailleurs, la possession d’une caisse enregistreuse évite une dépense pour l’achat d’imprimantes.
- la lecture et la certification des codes-barres. Il faut noter que les codes-barres ont pour rôle de suivre les stocks à un moment précis. Ainsi, ils contribuent à empêcher les vols.
- la saisie des commandes : elle constitue une tâche loin d’être négligeable pour tout type de commerce. En effet, elle facilite l’échange direct entre le fournisseur et l’entreprise qui reçoit les commandes et leurs facturations.
- la création de cartes de fidélité : la carte de fidélité est un système très utilisé en marketing. Il est à préciser qu’elle permet à un client d’avoir des appréciations sur l’entreprise où il effectue ses achats.
Logiciel de sécurité
La caisse enregistreuse possède un tiroir qui sert de verrouillage. De cette manière, elle permet de garder l’argent dans un endroit sûr. En effet, la caisse enregistreuse, disposant d’une protection par mot de passe, ne peut être ouverte que par le caissier qui connait le mot de passe. Ainsi, toute autre personne ne connaissant pas le code ne peut l’ouvrir.
Est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ? Pour tout commerce assujetti à la TVA, c’est une obligation, mais ses bénéfices sont très nombreux. Tant au niveau des fonctionnalités que pour l’aide à l’activité et la gestion commerciale. Et pour les commerces qui ont fait le choix de ne pas avoir affaire à la TVA, une solution d’encaissement reste un indispensable pour son commerce !
- Emmanuel Gutman - Équipe communication Toporder
- 21/06/2021
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