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Comment certifier un logiciel de caisse ?

Comment certifier un logiciel de caisse ? Nous vous expliquons pourquoi c'est essentiel !

En France, il est obligatoire de certifier un logiciel de caisse pour le commercialiser : les commerçants qui encaissent des clients dans des comptoirs se voient obligés d’utiliser un logiciel sécurisé. La cause en est la limitation et le contrôle de la fraude fiscale. Alors comment certifier un logiciel de caisse ? Nous traiterons dans cet article des fondamentaux à assurer pour voir son logiciel de caisse être certifiés par un organisme référent, l’Afnor et la loi de finances. Nous donnerons en fin d’article des exemples de solutions d’encaissement certifiées par le label NF 525.

Comment certifier un logiciel de caisse : les quatre fondamentaux

Le site Infocert précise les spécifications de la loi de finances et de l’Afnor, afin d’obtenir la certification de sa caisse enregistreuse. L’éditeur doit respecter les quatre fondamentaux, correspondant à l’abréviation ISCA : Inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage.

Comment certifier un logiciel de caisse : l’inaltérabilité des données

Au moment d’une transaction, des pièces justificatives de vente et d’encaissement uniques sont créées : uniques car elles correspondent à une heure et une date précise (au-delà du client et du type d’article acheté). La loi de finances et sa certification assurent qu’un système d’encaissement certifié rend ces données inaltérables : impossible de les modifier. Un élément essentiel pour éviter la fraude fiscale.

L’étape de sécurisation dans la certification du logiciel de caisse

Afin d’assurer sa conformité, une solution certifiée doit sécuriser les données inhérentes aux encaissements, de façon à rendre impossible la fraude. Des totaux doivent régulièrement être calculés, puis sécurisés en les archivant. Certains logiciels génèrent automatiquement ces résultats, qui sont directement transmis pour archivage.

L’obligation de conservation pour respecter la réglementation

De nombreuses informations sont calculées, et toutes doivent être sécurisées. Ces données de vente et d’encaissement doivent être conservées durant une période réglementaire (environ sept ans !). Il s’agit là d’une condition sinequanone pour voir sa solution de caisse enregistreuse certifiée.

Comment certifier un logiciel de caisse : l’étape d’archivage

Ultime étape pour assurer de recevoir une attestation de certification : l’éditeur de logiciel de caisse enregistreuse doit être en mesure de produire une archive fiscale sécurisée. Un document à présenter en cas de contrôle, et surtout une attestation contre la fraude.

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Comment certifier un logiciel de caisse : le label NF525

Si toutes les caractéristiques pré requises sont réunies, vous êtes en mesure de demander à l’Afnor (l’Association Française de Normalisation) votre certificat. C’est bien cet organisme qui établit quel éditeur et quel système peut être certifié et se trouve dans la conformité.
Une fois que cet organisme atteste de la conformité du système de caisse enregistreuse, il est en mesure d’envoyer une attestation à l’entreprise : les produits des éditeurs peuvent dès lors être assujettis au label NF525, propre aux solutions d’encaissement. Il sera alors possible de commercialiser le logiciel de caisse, et sa caisse enregistreuse à des professionnels et des commerçants. Celle-ci assurera l’archivage, la sécurisation des données, des opérations en toute conformité, grâce au certificat NF525.

 

Quelques exemples de solutions conformes

Il existe sur le marché de nombreuses solutions d’encaissement et de logiciels de caisse. Les éditeurs ont dû passer par l’étape de certification et d’attestation : un travail entre professionnels, le comptable, les développeurs. Une réflexion autour de la réglementation, des opérations de vente, de la partie de gestion fiscale, en conformité avec la loi des finances. Ces systèmes bénéficient à présent du label NF525.
Parmi les quelques noms d’éditeurs, vous trouverez ClicTill, Caisseenregistreuse.fr, Menlog, mais encore Lightspeed, JDC ou Toporder. Il existe bien entendu des dizaines d’autres solutions d’encaissement en conformité avec la loi. Pour les trouver, il suffit de vous rendre sur Google et de taper “caisse enregistreuse” suivi de votre corps de métier.

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