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La certification NF525 est-elle obligatoire pour les caisses enregistreuses ?
Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la certification NF525, pourquoi elle est essentielle pour votre activité et comment choisir un logiciel de caisse conforme et certifié NF525.
- Maëva - équipe communication Toporder
- 22 octobre 2025
Sommaire
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Depuis le 1er janvier 2018, la réglementation française oblige aux commerçants l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié NF525. Cette exigence renforce la traçabilité et la sécurité des encaissements et la conformité fiscale. Elle constitue une étape clé pour lutter contre la fraude à la TVA.
En pratique, le logiciel de caisse doit être conforme aux exigences d’inaltérabilité, de sécurité, de conservation et d’archivage.
C’est dans ce cadre que la certification NF525 joue un rôle central : elle constitue la norme de référence pour les logiciels de caisse en France.
Mais qu’entend-on précisément par « certification NF525 » ? Quels commerçants sont concernés par cette réglementation, et surtout, est-elle réellement obligatoire ?
Certification NF525 : comprendre la norme pour votre logiciel de caisse
Qu'est ce que la NF525 ?
Les organismes accrédités, comme l’AFNOR ou le LNE, délivrent la certification NF525 selon un référentiel strict. Cette certification atteste qu’un logiciel de caisse respecte les quatre grands principes suivants :
Ainsi, un logiciel certifié NF525 garantit que chaque encaissement est enregistré, conservé et tracé sans risque d’altération ou de suppression.
En résumé, la certification NF525 n’est pas seulement une formalité : elle assure la fiabilité et la conformité du système d’encaissement utilisé par les commerçants.
NF525 vs LNE
- Le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) délivre également une certification équivalente à la norme NF525. Certains logiciels de caisse sont donc certifiés LNE plutôt que NF525, mais les exigences techniques restent similaires.
- Cependant, à partir de septembre 2026, l’auto-attestation de conformité, autrefois acceptée, ne suffira plus : les éditeurs devront obtenir une certification officielle délivrée par un organisme accrédité.
En définitive, le commerçant peut opter pour un logiciel certifié NF525 ou LNE, l’essentiel est d’utiliser un logiciel de caisse certifié conforme aux exigences légales françaises.
Après avoir compris les différences entre les certifications, voyons concrètement comment elles s’appliquent aux logiciels de caisse.
Application de la certification NF525 aux logiciels de caisse
Quand on parle de « certification NF525 pour une caisse », on fait référence au logiciel de caisse utilisé pour enregistrer les ventes, et non au matériel lui-même. Le matériel (terminal, imprimante) n’est pas nécessairement certifié à lui seul, mais il doit fonctionner avec un logiciel certifié.
Un logiciel certifié NF525 intègre des fonctionnalités précises : verrouillage des données, signature électronique, journal immuable et export comptable normalisé.
En d’autre termes, un logiciel certifié NF525 garantit l’inaltérabilité et la traçabilité des données d’encaissement. Grâce à ces mécanismes, le commerçant assure la conformité de son activité auprès de l’administration fiscale.
Dans quels cas la certification est-elle obligatoire ?
L’objectif principal de cette réglementation est clair : garantir la fiabilité des transactions et la transparence fiscale. En garantissant que tous les encaissements sont tracés, non modifiables et archivés, l’administration fiscale peut effectuer des contrôles plus rigoureux.
Le législateur précise que tout commerçant assujetti à la TVA et utilisant un système de caisse doit impérativement recourir à un logiciel certifié NF525 ou conforme.
Qui est concerné et les exceptions de cette lois ?
- Concernés : les commerçants, artisans, restaurateurs, revendeurs, etc. qui encaissent des paiements via une caisse ou un logiciel certifié ou conforme.
- Exceptions : les auto-entrepreneurs non assujettis à la TVA, les professionnels utilisant exclusivement des méthodes manuelles, ou les activités spécifiques ne nécessitant pas de logiciel d’encaissement.
Évolution réglementaire : depuis quand, et ce qui change
- Depuis le 1er janvier 2018, l’obligation de conformité est en vigueur pour les logiciels de caisse utilisés pour enregistrer les paiements.
- À partir de septembre 2026, l’auto-attestation ne sera plus suffisante : les logiciels devront être certifiés (NF525 ou équivalent) par un organisme accrédité.
Dès lors, chaque nouvelle version d’un logiciel de caisse devra obtenir une certification officielle, afin de renforcer la sécurité et la transparence des contrôles.
Que risque un commerçant sans logiciel certifié ?
Sanctions financières
- L’administration fiscale peut infliger une amende de 7 500€ par logiciel non conforme.
- Le commerçant dispose alors d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité, sous pleine de sanctions additionnelles.
Redressement fiscal et pénalités
- Si la fraude est avérée, il devra régulariser les droits correspondants aux recettes dissimulées, avec une pénalité pouvant atteindre 80%.
- L’absence de logiciel certifié peut entraîner un redressement fiscal conséquent et compromettre la crédibilité comptable du commerçant.
Risque pour l'éditeur ou intégrateur
- Les éditeurs qui distribuent des logiciels non conformes s’exposent à une une amende pouvant atteindre 12% de leur chiffre d’affaires, et restent solidairement responsables avec leurs clients.
Comment vérifier la conformité de son logiciel de caisse ?
Pour s’assurer qu’un logiciel est bien certifié NF525 :
- Le commerçant doit simplement demander à son fournisseur une attestation de conformité datée, précisant la version du logicel certifié. Cette preuve officielle doit être conservée et présentée en cas de contrôle.
- De plus, le logiciel doit afficher le logo ou la mention « logiciel certifié NF525 » dans son interface ou sa documentation.
- Enfin, il est possible de consulter les listes officielles publiées par l’AFNOR, le LNE ou Infocert pour vérifier la présence du logiciel sur le registre des solutions conformes.
Pour plus d’informations, consultez la liste officielle des solutions reconnues sur le site de l’AFNOR Certification ou de LNE.
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En conclusion : les bénéfices d'un logiciel certifié NF525
En adoptant un logiciel de caisse certifié NF525, les commerçants protègent leur activité à plusieurs niveaux.
D’une part, ils se mettent en conformité avec la loi et évitent les sanctions. D’autre part, ils bénéficient d’une sécurité accrue des données et d’une meilleure traçabilité.
De plus, la certification facilite la gestion comptable, améliore la transparence et renforce la confiance des clients.
En résumé, adopter un logiciel de caisse certifié NF525, c’est allier conformité légale, fiabilité technique et sérénité pour son commerce. C’est aussi investir dans une solution durable, pensée pour la croissance de votre commerce.
FAQ des questions fréquentes
La certification NF525 est une norme française délivrée par l’AFNOR. Elle garantit qu’un logiciel de caisse respecte quatre grands principes : inaltérabilité, sécurisation et traçabilité des données d’encaissement. Un logiciel certifié NF525 empêche toute modification ou suppression de transactions, assurant la conformité fiscale et la transparence des ventes.
Oui, la certification est obligatoire depuis 2018 pour tous les commerçants assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse ou de facturation.
Les seules exceptions concernent certains auto-entrepreneurs non assujettis ou des professionnels qui ne recourent pas à un système d’encaissement.
La NF525 est une certification délivrée par AFNOR Certification / Infocert, tandis que la LNE (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais) propose une certification équivalente. Les deux labels ont la même valeur légale : ils garantissent la conformité du logiciel de caisse aux exigences fiscales françaises.
En cas de contrôle, l’absence de logiciel certifié peut entraîner :
une amende de 7 500 € par logiciel non conforme,
une obligation de régularisation sous 60 jours,
un redressement fiscal avec majoration pouvant aller jusqu’à 80 % des recettes concernées.
Les éditeurs de logiciels non conformes risquent également une amende pouvant atteindre 15 % de leur chiffre d’affaires.
Vérifiez la présence du logo NF525 sur votre interface ou votre documentation.
Demandez à votre fournisseur une attestation de conformité officielle et datée.
Consultez la liste des logiciels certifiés publiée sur les sites de l’AFNOR ou du LNE.
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